« 200327 例会参加者集計中 | トップページ | 200329 参加者集計表の作成手順_Step2 »

2020.03.28

200328 参加者集計表の作成手順_Step1

例会参加者数や、参加者名を例会単位で取り込んで集計する作業は、手順が多いので、最初は大変ですが、慣れるとそれほど問題はありません。
Step1 HPからのデータ取込・編集
Step2 会報の山行報告のWord原簿から参加者名の取込/参加者名の氏名編集と区切り文字挿入、①原稿
Step3 参加者名をEXCELのセル単位に分割/データ→区切り位置、②横展開
Step4 例会別・参加者名を横展開から縦展開に行列入れ替え、③縦変換
Step5 会員名簿から会員別の参加例会欄への転記/VlookUp関数、④会員番号別
Step6 参加者集計表の最終チェック/④会員番号別の参加者数と③縦展開の参加者数の照合、氏名の記載ミス修正と会員外参加者名の記載
※ 実際にはStep6が最も手間と時間がかかります。
  例会単位で④の人数と③の人数とが一致しないといけませんが、山行報告での氏名の記載ミス、会員外参加者の抜き出しをして、人数を一致させます。

Step1 HPからのデータ取込・編集
1.HPの一覧表からの取込
 ・HPの該当年月のデータをEXCELに取り込む
  例会№、日、曜日、地域、グレード、例会名、リーダー、参加数、備考(山行報告)をコピー
  ※EXCELでは貼り付けでテキストとして貼り付ける(不要な【詳細】や【山行報告】のリンクは取り込まない)
  取込完了後、不要な定員、詳細、残席の列を削除する
  HPには年月の列は無いので、取込後に2列追加して、年と月を手入力
 ・不要な行を削除する
  例会№がキーになるので、例会№でソートして、例会№以外の行はまとめて削除する

200328_sankahp_torikomi1   
2.集計表の原稿作成
 ・取込完了後、参加数列に参加者数または中止の文言を転記する
  備考(山行報告)列Kの隣のL列に以下の式を入力し、全行にコピーする/編集作業の手順によっては列名が変わる
  ※ "=IFERROR(IF(COUNTIF(K1,"*中止*"),trim(K1),J1),"")
  参加者数J列、備考K列から、参加者数または中止の文言だけがL列に抜き取られる
  L列の内容を「値コピー」でJ列に上書きする
  L列は以降使わないので削除する

200328_sankahp_torikomikanryo2  

 

Posted on 3月 28, 2020 at 09:35 午前 |

コメント

コメントを書く