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2020.03.29

200329 参加者集計表の作成手順_Step2

例会参加者数や、参加者名を例会単位で取り込んで集計する作業は、手順が多いので、最初は大変ですが、慣れるとそれほど問題はありません。
Step1 HPからのデータ取込・編集
Step2 会報の山行報告のWord原簿から参加者名の取込/参加者名の氏名編集と区切り文字挿入、①原稿
Step3 参加者名をEXCELのセル単位に分割/データ→区切り位置、②横展開
Step4 例会別・参加者名を横展開から縦展開に行列入れ替え、③縦変換
Step5 会員名簿から会員別の参加例会欄への転記/VlookUp関数、④会員番号別
Step6 参加者集計表の最終チェック/④会員番号別の参加者数と③縦展開の参加者数の照合、氏名の記載ミス修正と会員外参加者名の記載
※ 実際にはStep6が最も手間と時間がかかります。
  例会単位で④の人数と③の人数とが一致しないといけませんが、山行報告での氏名の記載ミス、会員外参加者の抜き出しをして、人数を一致させます。

Wordの原簿から参加者名を転記するStep2の作業は土日をかけて、やっと2014年まで終わりました。
あと2015年、2016年、2017年が残っています。
名寄せまでの作業で最後のStep6がもっとも時間がかかりますが、原簿の方の誤字や会員外参加者のチェックをほぼ完了しているから、先が見えてきました。
なんとか4月5日(日)までに片付けたいと思います。

Step2 会報の山行報告のWord原簿から参加者名の取込/参加者名の氏名編集と区切り文字挿入、①原稿
1.山行報告のWord原簿からの参加者名の取込
 ・過去の山行報告は設立時から二ヶ月単位のWordファイルが保存されている
  山行報告なので例会№や例会名、行程のタイムテーブルなども掲載されているが、必要なのは参加者名だけ
 ・参加者名の範囲をマウスでクリックして、エディターに貼り付け
  エディターは文字の編集だけに特化しているので、フォントの大きさや文字色などの変更はできない、テキストの編集には最適
  きよもりは20年も前から「WZ Eitor」を使っている
  WZ Editorでは改行を削除したり、不要な空白を消したりして、参加者名を氏名と区切の、(句読点)だけにする

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 ・元の氏名の書き間違いをチェックして修正、会員外参加者の抜き出し
  会員別の集計を行うには会員名が会員番号ごとに一意になっている必要がある
  参加者名を取り込んでから会員番号ごとに集計するには、氏名の誤記をまず修正しておくのが得策
  同様に会員外参加者も事前に抜き出して、(会員外)と明記しておくのが得策
 ・2012年、2013年の集計が完了した時点で、誤記や会員外のリストができているので、2014年~2017年は一括修正した
  二ヶ月単位や、一年単位で抜き出し修正していては、時間がいくらあっても足りない
  元の二ヶ月単位のWord原稿を丸4年分(2013年11月~2017年10月)一つのファイルに集約
  個別の誤記修正をWindowsの「置換」機能で実施、多いものでは4年間で151件(825件中)も誤記があった

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Posted on 3月 29, 2020 at 09:34 午後 |

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